Asistente de Gerencia y Recepción

Objetivo general del cargo
Brindar apoyo administrativo, operativo y de recepción a la Gerencia General, gestionando la agenda ejecutiva, coordinando actividades internas y externas, canalizando solicitudes, documentos y visitas, y resguardando el correcto funcionamiento de los procesos administrativos del área, con el fin de contribuir al cumplimiento eficiente de sus objetivos estratégicos.

Dentro de sus funciones están:

• Apoyo Ejecutivo a la Dirección: Asistir de forma integral al Gerente General en todas las gestiones administrativas y ejecutivas, incluyendo la coordinación de agendas, programación de reuniones, atención de llamados, redacción de documentos e informes, y atención a requerimientos del cliente interno, asegurando una gestión ejecutiva fluida, ordenada y enfocada en resultados.
• Coordinación de Eventos y Actividades Institucionales: Organizar y dar soporte logístico a reuniones internas, comités, plenarios, visitas y eventos especiales de la Gerencia, considerando aspectos operativos (agendas, salas, catering, convocatorias) y comunicacionales, con el fin de promover la cohesión del equipo y la visibilidad del área.
• Gestión Logística, Recepción y Soporte Administrativo Operativo: Planificar y ejecutar tareas de soporte logístico y administrativo, incluyendo viajes, compras menores, rendiciones, manejo de caja chica, facturación, y atención directa en recepción. Esto implica recibir y canalizar visitas, correspondencia, llamados y consultas presenciales, brindando una atención cálida y eficiente como primera imagen institucional del área.
• Apoyo en Procesos de Gestión de Personas: Apoyar en la notificación de vacaciones y procesos administrativos relacionados con el personal del área, participando en la recepción de nuevos ingresos y en coordinación con el área de Personas, asegurando una gestión actualizada y oportuna.
• Apoyo en procesos de Comunicación Interna y Clima Laboral: Servir como canal de comunicación entre la Gerencia y otras áreas, trasladando instrucciones, resolviendo requerimientos y contribuyendo a la alineación organizacional. Además, coordinar actividades e iniciativas que fortalezcan el bienestar del equipo, la motivación y el clima laboral.